Benutzerhandbuch

download Installation

Voraussetzungen

• Chrome-Browser: Version 88 oder höher
• Odoo-Instanz: Version 14.0 oder höher (On-Premise, Odoo.sh oder Odoo Online Custom-Plan)

Schritt-für-Schritt-Installation

1. Chrome Web Store besuchen
   Gehen Sie zu Odoo Integration für Gmail oder suchen Sie nach "Odoo Integration for Gmail" im Chrome Web Store.
2. Zu Chrome hinzufügen
   Klicken Sie auf "Zu Chrome hinzufügen" und überprüfen Sie die angeforderten Berechtigungen.
3. Installation überprüfen
   Sie sehen eine Bestätigungsmeldung und das Erweiterungssymbol erscheint in Ihrer Chrome-Symbolleiste.
4. Erweiterung anheften (Empfohlen)
   Klicken Sie auf das Puzzle-Symbol in der Chrome-Symbolleiste, finden Sie "Odoo Integration for Gmail" und klicken Sie auf das Anheften-Symbol.

settings Konfiguration

Ersteinrichtung

1. Gmail öffnen
   Navigieren Sie zu mail.google.com und öffnen Sie eine beliebige E-Mail, um die Seitenleiste zu sehen.
2. Odoo-URL eingeben
   Geben Sie Ihre Odoo-Instanz-URL ein (z.B. https://ihrefirma.odoo.com). Verwenden Sie HTTPS und keinen abschließenden Schrägstrich.
3. API-Schlüssel eingeben
   Melden Sie sich bei Odoo an, gehen Sie zu Einstellungen, klicken Sie auf Kontosicherheit, unter API-Schlüssel klicken Sie auf Neuer API-Schlüssel, geben Sie einen Namen ein, wählen Sie Persistenter Schlüssel und kopieren Sie den Schlüssel.
4. Verbinden
   Klicken Sie auf Verbinden und die Erweiterung überprüft Ihre Anmeldedaten.

Konfiguration aktualisieren

Um Ihre Odoo-URL oder API-Schlüssel zu ändern:

1. Klicken Sie auf die Menütaste (drei vertikale Punkte ⋮) in der Seitenleiste
2. Wählen Sie Abmelden
3. Geben Sie Ihre neuen Anmeldedaten ein

star Funktionsübersicht

KOSTENLOS-Plan Kostenlos

• Kontaktanzeige: Odoo-Partnerinformationen direkt in Gmail anzeigen
• Intelligente Kontakterkennung: Erkennt automatisch Absender oder Empfänger
• E-Mail-Protokollierung: E-Mails mit Anhängen in Odoo protokollieren
• Datensatzerstellung: Leads, Partner, Aufgaben und Tickets erstellen
• Begrenzte Datensatzanzeige: Die ersten 5 Chancen, Aufgaben und Tickets anzeigen
• Aktualisieren: Kontaktdaten manuell aktualisieren
• Ladezeit-Indikator: Sehen Sie, wie schnell die Seitenleiste geladen wurde

PLUS-Plan Plus

Alles im KOSTENLOS-Plan, plus:

• Erweiterte Suche: Suche über alle Chancen, Aufgaben und Tickets (bis zu 50 Ergebnisse)
• Kontakt/Firma-Tabs: Zwischen Kontakt- und Firmeninformationen wechseln
• Zugehörige Kontakte: Kollegen aus derselben Firma finden
• Finanzielle Einblicke: Rechnungsstellung, Forderungen und Verbindlichkeiten anzeigen
• Einstellungspanel: Sichtbare Abschnitte anpassen
• Zitatebenen: Steuern Sie den Konversationsverlauf beim Protokollieren
• Datensatz-Gruppierung: Gruppieren Sie Opportunities, Aufgaben und Tickets nach Phase oder Status
• E-Mail-Teilnehmer: Odoo-Kontaktinformationen aller E-Mail-Teilnehmer anzeigen
• Letzte Aktivitäten: Aktuelle Nachrichten aus Odoo-Konversationen für jeden Kontakt anzeigen
• Benachrichtigungsorganisation: Identifizieren und organisieren Sie Odoo-Benachrichtigungs-E-Mails mit Modul-Badges, Erwähnungserkennung und Schnellzugriffsfilterung
• Auto-logging: Link a Gmail thread to one or more Odoo records and have every new email logged automatically into their chatter (currently in private beta)
• Multi-Company Support: Switch between the companies you have access to in Odoo, with cross-company contact lookup when an email matches a partner that lives in a different company

credit_card Abonnementverwaltung

Wie Sie PLUS abonnieren

1. Klicken Sie auf "Auf PLUS upgraden" im Seitenleistenmenü (drei Punkte in der Kopfzeile)
2. Schließen Sie den Zahlungsvorgang bei Polar ab
3. Erhalten Sie Ihren Lizenzschlüssel per E-Mail

Ihre Lizenz Aktivieren

Geben Sie Ihren Lizenzschlüssel auf eine dieser Weisen ein:

• Ein Fenster erscheint direkt nach dem Kauf - geben Sie dort Ihre Lizenz ein
• Gehen Sie zu Einstellungen > Konto > Lizenz aktivieren
• Klicken Sie erneut auf "Auf PLUS upgraden" und wählen Sie "Ich habe bereits eine Lizenz"

Wie Sie Ihr Abonnement kündigen

Sie können Ihr PLUS-Abonnement jederzeit kündigen:

1. Gehen Sie zum Polar-Kundenportal (Link in Ihrer Kaufbestätigung)
2. Melden Sie sich mit der E-Mail an, die Sie für Ihr Abonnement verwendet haben
3. Klicken Sie auf "Abonnement kündigen" in Ihren Abonnementdetails

Ihre PLUS-Funktionen bleiben bis zum Ende Ihres aktuellen Abrechnungszeitraums aktiv.

mail E-Mail-Protokollierung

So protokollieren Sie eine E-Mail

1. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie protokollieren möchten
2. Zeigen Sie den Kontakt in der Seitenleiste an
3. Finden Sie den Datensatz, dem Sie die E-Mail zuordnen möchten (Chance, Aufgabe oder Ticket)
4. Klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol neben dem Datensatz
5. Die Schaltfläche wird zu einem grünen Häkchen, wenn protokolliert

Was protokolliert wird

• E-Mail-Betreff (im Header)
• E-Mail-Text (HTML-formatiert)
• Absender/Empfänger-Informationen
• Datum und Uhrzeit
• Alle Anhänge (Dateien, Bilder, PDFs)
• "Aus Gmail Inbox protokolliert"-Fußzeile

Duplikaterkennung

Die Erweiterung hat zwei Ebenen der Duplikaterkennung:

1. Visueller Indikator (0-6 Stunden): Hilft Ihnen, auf einen Blick zu erkennen, welche Datensätze diese E-Mail bereits enthalten
2. Serverseitige Validierung (immer): Odoo verhindert Duplikate, auch wenn der visuelle Indikator abgelaufen ist

sync Auto-logging Plus

Auto-logging links a Gmail thread to one or more Odoo records so that every new email in that thread is logged into the record's chatter automatically — no need to click the envelope icon for each reply.

Requirements

• PLUS plan (and beta access during private beta)
• Gmail API connection (granted from Settings > Auto-logging > Connect)
• Auto-logging toggle enabled in Settings > Auto-logging

How to Activate Auto-logging on a Thread

1. Open the email thread in Gmail and view the contact in the sidebar
2. Find the record you want to track (opportunity, task, ticket, or contact)
3. Click the sync icon next to the record. The icon turns green when active and a confirmation toast appears
4. From now on, every new email in this thread is logged automatically into the chatter of that record

What Gets Logged

Each new email is added as an internal note in the record's chatter, with:

• A Gmail-style header (From, To, Date, Subject)
• The email body without quoted history
• The original date of the email (not the time it was processed)
• Linked partners — recipients are matched in Odoo by email and attached to the message
• An "Auto-logged from Gmail" footer linking back to the extension

Linking a Thread to Several Records

You can activate auto-logging for the same thread on multiple records (for example, an opportunity and a task related to the same conversation):

• 1 thread → 1 record: standard case.
• 1 thread → several records: every new email is logged on each linked record sequentially.
• The same record cannot be linked twice from the same thread — duplicates are rejected.

Managing Active Auto-logs

From the sidebar (per thread)

When the open thread has any active mappings, an "Auto-logging (N)" section appears at the top of the sidebar:

• Click the section to expand it and see every record linked to the current thread
• Click on a record's name to open it in Odoo
• Click the ✕ button to deactivate auto-logging for that specific record

From Settings (across all threads)

Open Settings > Auto-logging to manage every active mapping:

• Enable or disable auto-logging globally with a single toggle
• Connect or reconnect the Gmail API
• See the list of active mappings, the count, and the time of the last successful check
• Deactivate all mappings at once with the "Deactivate all" button

Limits & Edge Cases

• Not retroactive: Only emails that arrive after activation are logged. Existing emails must be logged manually.
• Auto-cleanup after 90 days: A mapping with no new email activity for 90 days is removed automatically. Activate it again to resume tracking.
• Record deleted in Odoo: If the linked record is deleted in Odoo, the mapping is removed automatically the next time the extension tries to log into it.
• Gmail disconnected: If the Gmail API connection expires or is revoked, auto-logging stops for all threads until you reconnect from Settings > Auto-logging.

groups Mit verknüpften Kontakten arbeiten Plus

Der Bereich Verknüpfte Kontakte in der Seitenleiste listet Kollegen aus demselben Unternehmen wie der Absender der E-Mail auf. Von dort aus können Sie Schnellaktionen für jeden Kontakt ausführen, ohne Gmail zu verlassen.

Einen Kontakt in Odoo öffnen

Klicken Sie auf eine beliebige Stelle der Kontaktkarte — den Avatar, den Namen oder die Berufsbezeichnung — um den Datensatz dieses Kontakts in Odoo in einem neuen Tab zu öffnen.

Eine neue E-Mail an einen Kontakt senden

Klicken Sie auf das E-Mail-Symbol neben der Adresse des Kontakts. Wenn kein Entwurf geöffnet ist, öffnet Gmail ein neues Verfassen-Fenster mit dieser Adresse, die im Feld An vorausgefüllt ist.

Einen Kontakt zu einer E-Mail hinzufügen, die Sie gerade schreiben

Wenn beim Klick auf das E-Mail-Symbol bereits ein Verfassen-Fenster in Gmail geöffnet ist, wird der Kontakt als Empfänger zu diesem Entwurf hinzugefügt, anstatt ein neues zu öffnen. Die Erweiterung entscheidet, wohin: Ist das Feld An leer, kommt der Kontakt dorthin; sind dort bereits Empfänger, wird der Kontakt in CC eingefügt und das Verfassen-Fenster wird minimiert, damit Sie weiterhin auf andere Kontakte klicken und die Empfängerliste aufbauen können.

E-Mail oder Telefonnummer eines Kontakts kopieren

Klicken Sie auf den Text der E-Mail oder Telefonnummer — nicht auf das Symbol daneben — um ihn in die Zwischenablage zu kopieren. Eine kleine Benachrichtigung bestätigt das Kopieren.

Einen Kontakt anrufen

Klicken Sie auf das Telefon-Symbol, um einen Anruf zu starten. Die Aktion wird an die App weitergeleitet, die Ihr System für Telefonnummern registriert hat — den Wähler Ihres Mobilgeräts, FaceTime, Skype, Microsoft Teams usw. Wenn keine App konfiguriert ist, passiert beim Klick nichts.

history Durch die letzten Aktivitäten navigieren Plus

Der Bereich Letzte Aktivitäten zeigt die neuesten Nachrichten und Konversationen aus dem Datensatz des Kontakts in Odoo, damit Sie sehen können, was besprochen wurde, ohne Gmail zu verlassen.

Sehen, wann genau eine Aktivität stattfand

Jeder Eintrag zeigt ein relatives Datum wie „vor 5 Tagen". Bewegen Sie den Mauszeiger über das Datum, um den genauen Tag und die genaue Uhrzeit zu sehen, formatiert in der Sprache Ihres Browsers.

Direkt zu einer bestimmten Nachricht in Odoo springen

Klicken Sie auf einen Eintrag in Letzte Aktivitäten, um den zugehörigen Odoo-Datensatz in einem neuen Tab zu öffnen. Unter Odoo 18 und neuer geht der Klick einen Schritt weiter: Odoo scrollt zu genau dieser Nachricht und hebt sie hervor. Unter Odoo 16 und 17 wird der Datensatz normal geöffnet — der Klick erspart Ihnen die Navigation, Sie müssen jedoch selbst scrollen, um die Nachricht zu finden.

handshake Chancen verwalten

Chancen anzeigen

Welche Datensätze werden angezeigt:

• Mit dem Kontakt verknüpfte Chancen (nach partner_id)
• Sortiert nach Erstellungsdatum (neueste zuerst)

Leads aus E-Mails erstellen

Wandeln Sie eine E-Mail-Konversation mit einem Klick in eine Odoo-Chance um:

1. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie in einen Lead umwandeln möchten
2. Zeigen Sie den Kontakt in der Seitenleiste an
3. Scrollen Sie zum Abschnitt Chancen
4. Klicken Sie auf "Erstellen"

Was automatisch passiert:

• Der Lead wird mit dem E-Mail-Betreff als Name erstellt
• Der E-Mail-Inhalt wird als Beschreibung hinzugefügt
• Der Kontakt aus der Seitenleiste wird verknüpft
• Der Lead öffnet sich in Odoo in einem neuen Tab zur Bearbeitung

task Aufgaben & Tickets

Aufgaben verwalten

Voraussetzungen: Odoo Projekt-Modul installiert

Welche Datensätze werden angezeigt:

• Aufgaben, die mit dem Kontakt verknüpft sind (über partner_id)
• Schließt abgeschlossene oder abgebrochene Aufgaben aus
• Sortiert nach Erstellungsdatum (neueste zuerst)

Helpdesk-Tickets verwalten

Voraussetzungen: Odoo Helpdesk-Modul (nur Enterprise)

notifications Benachrichtigungsorganisation Plus

Organisieren Sie Odoo-Benachrichtigungs-E-Mails direkt in Ihrem Gmail-Posteingang. Die Erweiterung identifiziert Benachrichtigungs-E-Mails von Odoo und fügt visuelle Badges hinzu, damit Sie sofort sehen können, zu welchem Modul sie gehören und ob Sie erwähnt wurden.

Voraussetzung: E-Mail-Benachrichtigungen in Odoo aktivieren

Damit diese Funktion funktioniert, muss Ihr Odoo-Benutzer so konfiguriert sein, dass Benachrichtigungen per E-Mail empfangen werden (nicht im Odoo-Posteingang):

1. Gehen Sie in Odoo zu Ihrem Profil (Menü oben rechts > Mein Profil)
2. Unter Einstellungen finden Sie die "Benachrichtigung"-Einstellung
3. Wählen Sie "Per E-Mail verwalten" (statt "In Odoo verwalten")

Einrichtung

1. Finden Sie Ihre Benachrichtigungs-E-Mail in Odoo
   Überprüfen Sie eine kürzliche Odoo-Benachrichtigungs-E-Mail in Gmail und schauen Sie auf die Absenderadresse (z.B. notifications@ihrfirma.com). Alternativ fragen Sie Ihren Odoo-Administrator nach der ausgehenden Benachrichtigungs-E-Mail.
2. Öffnen Sie die Erweiterungseinstellungen
   Klicken Sie in der Gmail-Seitenleiste auf die Menütaste (drei vertikale Punkte) und wählen Sie Einstellungen.
3. Geben Sie die Benachrichtigungs-E-Mail ein
   Gehen Sie zum Reiter Benachrichtigungen und fügen Sie die E-Mail-Adresse ein. Die Erweiterung beginnt sofort mit der Identifizierung von Benachrichtigungs-E-Mails.

Modul-Badges

Farbcodierte Badges erscheinen neben Benachrichtigungs-E-Mails in Ihrem Posteingang und zeigen, welches Odoo-Modul die Benachrichtigung ausgelöst hat:

• Chance (CRM) — lila Badge
• Aufgabe (Projekt) — blaues Badge
• Ticket (Helpdesk) — oranges Badge
• Rechnung (Rechnungsstellung) — grünes Badge
• Und mehr: Einkauf, Mailing, Zeiterfassung, etc.

Erwähnungs-Badges

Wenn jemand Sie in einem Odoo-Datensatz erwähnt (mit @ oder namentlich), erscheint ein spezielles Badge auf der Benachrichtigungs-E-Mail:

• Rotes "Erwähnt"-Badge: Sie haben eine ungelesene Erwähnung — Sie haben diesen Thread in Gmail seit der Erwähnung nicht geöffnet
• Graues "Erwähnt"-Badge: Sie haben diese Erwähnung bereits gesehen — Sie haben den Thread in Gmail nach der Erwähnung geöffnet

Schnellzugriff

Eine "Odoo Notifications"-Verknüpfung erscheint in der linken Gmail-Seitenleiste unter Ihren Labels. Klicken Sie darauf, um Ihren Posteingang sofort zu filtern und nur Odoo-Benachrichtigungs-E-Mails anzuzeigen.

Anpassung

Jede Benachrichtigungsfunktion kann unabhängig in Einstellungen > Benachrichtigungen aktiviert/deaktiviert werden:

• Modul-Badges — farbcodierte Modul-Badges ein-/ausblenden
• Erwähnungs-Badges — Erwähnungserkennungs-Badges ein-/ausblenden
• Seitenleisten-Verknüpfung — Odoo Notifications-Link in der Gmail-Seitenleiste ein-/ausblenden

business Multi-Company Support Plus

If your Odoo user has access to several companies, the extension lets you choose which one is active. The active company decides which records the sidebar shows you and which company every new lead, task, ticket or contact is created in.

Requirements

• PLUS plan
• An Odoo user with access to two or more companies (in Odoo: Settings > Users > Allowed Companies)

The Company Selector

When you have access to more than one company, a building icon appears in the sidebar header, next to the settings (⚙) button:

• Hover the icon to see the active company name ("Operating in {company}")
• Click the icon to open a dropdown listing every company you have access to
• Pick a company with the radio buttons. The dropdown closes and the sidebar refreshes with data from the new company
• If you have access to only one company, the icon is not shown

What the Active Company Affects

Once you pick a company, every operation in the sidebar is scoped to it:

• Records you see: Opportunities, tasks, tickets and partners listed in the sidebar are filtered to those visible in the active company
• Records you create: New leads, tasks, tickets and contacts created from the sidebar are assigned to the active company
• Auto-logged emails: Emails processed by auto-logging are posted in the company that owns the linked record (see the Auto-logging note below)

Cross-Company Contact Lookup

If you open an email from someone who isn't in the active company but exists somewhere else in your Odoo instance, the sidebar tells you and offers actions instead of leaving you with an empty state.

The contact exists in another company

The sidebar shows the contact found, the company it lives in, and two actions:

• Make visible to all companies: Removes the contact's company restriction so users in every company you have access to can see it. Asks for confirmation before saving
• Create new in this company: Creates a separate contact record in the active company, leaving the original untouched

Only the parent company exists in another company

The contact is missing, but a related company (matched by email domain) exists in another of your companies. Two actions:

• Share company across all companies: Makes the parent company visible to every company you have access to, then lets you create the contact under it
• Create company here: Creates an independent company record in the active company and the contact under it

Auto-logging Across Companies

When you activate auto-logging on a record, the extension remembers the company that record belongs to. New emails on that thread are always logged in the right company, even if you've switched the active company in the sidebar afterwards.

Behavior on the FREE Plan

If you have access to several companies on the FREE plan, the extension uses your default company in Odoo for every operation. The selector icon does not appear, and cross-company lookups are not offered. Upgrading to PLUS unlocks both.

Known Limits

• Not synced with the Odoo browser switcher: The extension uses your API key, while the Odoo company switcher uses cookies. The two are independent — switching companies in your Odoo tab does not change the active company in Gmail and vice versa.
• Default company changed in Odoo: If your administrator changes your default company in Odoo, the extension keeps using the previously cached value until you log out and log back in.
• One company at a time: The selector is single-select: the sidebar shows records from one company at a time. To see records from another company, switch to it.
• Access error after creating a record: When you create an opportunity, task, ticket or contact from the sidebar (or click "View in Odoo" on one), the extension opens the record in a new browser tab. Odoo loads it under whichever company is currently active in your Odoo browser session (the cookie session — see above). If that company differs from the one where the record was created, Odoo may show an access error. On the FREE plan, the extension always creates records in your default Odoo company — to see them, switch your Odoo browser tab to that same default. On the PLUS plan, keep the same company selected in both the sidebar selector and your Odoo browser tab. Odoo 18 and later automatically switch your active company when you open a record that belongs to another of your allowed companies, so this issue is mostly visible on Odoo 17 and earlier.

help Fehlerbehebung

Erweiterung erscheint nicht in Gmail

1. Überprüfen Sie, ob die Erweiterung aktiviert ist: Gehen Sie zu chrome://extensions/ und stellen Sie sicher, dass der Schalter auf AN steht
2. Gmail aktualisieren: Drücken Sie Strg+Umschalt+R (Windows/Linux) oder Cmd+Umschalt+R (Mac)
3. Erweiterung neu laden: Klicken Sie auf "Neu laden" auf der Erweiterungskarte

"Kontakt nicht gefunden"-Meldung

• E-Mail nicht in Odoo: Klicken Sie auf "Kontakt erstellen", um ihn hinzuzufügen
• E-Mail-Schreibweisen-Unterschied: Aktualisieren Sie die E-Mail in Odoo oder erstellen Sie einen neuen Kontakt

"Authentifizierung fehlgeschlagen"-Fehler

1. Überprüfen Sie, ob Ihr API-Schlüssel in Odoo → Einstellungen → Kontosicherheit korrekt ist
2. Generieren Sie den API-Schlüssel bei Bedarf neu
3. Überprüfen Sie, ob Ihre Odoo-URL korrekt ist (einschließlich HTTPS)

Berechtigungs-Popup erscheint nicht (Self-Hosted Odoo)

Bei der Verbindung mit einer selbst gehosteten Odoo-Instanz (benutzerdefinierte URL) benötigt Chrome zusätzliche Berechtigungen. Wenn das Berechtigungs-Popup nicht erscheint:

1. Berechtigung erforderlich: Benutzerdefinierte Odoo-URLs (nicht *.odoo.com) erfordern eine zusätzliche Chrome-Berechtigung zur Kommunikation mit Ihrem Server
2. Andere Erweiterungen können Popups blockieren: Werbeblocker, Datenschutz-Erweiterungen oder Popup-Blocker können verhindern, dass der Chrome-Berechtigungsdialog angezeigt wird
3. Lösung: Deaktivieren Sie vorübergehend andere Erweiterungen (insbesondere Werbeblocker) und versuchen Sie erneut, sich zu verbinden. Aktivieren Sie sie wieder, nachdem Sie die Berechtigung erteilt haben

quiz Häufig gestellte Fragen

Allgemein

Abonnement

Datenschutz

support Hilfe erhalten

Support kontaktieren

Bei Fragen oder Problemen, die in diesem Handbuch nicht behandelt werden:

• E-Mail: odoointegrations.team@gmail.com
• Geben Sie Ihre Odoo-Version und Erweiterungsversion an
• Beschreiben Sie das Problem möglichst mit Screenshots