Gebruikershandleiding

download Installatie

Vereisten

• Chrome Browser: Versie 88 of hoger
• Odoo Instantie: Versie 14.0 of hoger (on-premise, Odoo.sh of Odoo Online Custom-plan)

Stapsgewijze Installatie

1. Bezoek de Chrome Web Store
   Ga naar Odoo Integratie voor Gmail of zoek naar "Odoo Integration for Gmail" in de Chrome Web Store.
2. Toevoegen aan Chrome
   Klik op de knop "Toevoegen aan Chrome" en bekijk de gevraagde machtigingen.
3. Installatie Verifiëren
   U ziet een bevestigingsbericht en het extensie-icoon verschijnt in uw Chrome-werkbalk.
4. De Extensie Vastpinnen (Aanbevolen)
   Klik op het puzzelicoon in de Chrome-werkbalk, zoek "Odoo Integration for Gmail" en klik op het pincoon.

settings Configuratie

Eerste Configuratie

1. Open Gmail
   Navigeer naar mail.google.com en open een e-mail om de zijbalk te bekijken.
2. Voer Odoo URL in
   Voer de URL van uw Odoo-instantie in (bijv. https://uwbedrijf.odoo.com). Gebruik HTTPS en voeg geen afsluitende schuine streep toe.
3. Voer API-sleutel in
   Log in bij Odoo, ga naar Voorkeuren, klik op het tabblad Accountbeveiliging, klik onder API-sleutels op Nieuwe API-sleutel, geef deze een naam, selecteer Permanente Sleutel en kopieer de sleutel.
4. Verbinden
   Klik op Verbinden en de extensie verifieert uw inloggegevens.

Configuratie Bijwerken

Om uw Odoo URL of API-sleutel te wijzigen:

1. Klik op de menuknop (drie verticale puntjes ⋮) in de zijbalk
2. Selecteer Uitloggen
3. Voer uw nieuwe inloggegevens in

star Functieoverzicht

GRATIS Abonnement Gratis

• Contacten Bekijken: Bekijk Odoo partnerinformatie direct in Gmail
• Slimme Contactdetectie: Herkent automatisch afzender of ontvanger
• E-mail Loggen: Log e-mails naar Odoo met bijlagen
• Records Aanmaken: Maak leads, partners, taken en tickets aan
• Beperkt Records Bekijken: Bekijk de eerste 5 kansen, taken en tickets
• Vernieuwen: Handmatig contactgegevens vernieuwen
• Laadtijd Indicator: Zie hoe snel de zijbalk is geladen

PLUS Abonnement Plus

Alles in GRATIS, plus:

• Geavanceerd Zoeken: Zoek door alle kansen, taken en tickets (tot 50 resultaten)
• Contact/Bedrijf Tabbladen: Schakel tussen contact- en bedrijfsinformatie
• Gerelateerde Contacten: Vind collega's van hetzelfde bedrijf
• Financiële Inzichten: Bekijk facturatie, vorderingen en schulden
• Instellingenpaneel: Pas zichtbare secties aan
• Citaatniveaus: Bepaal hoeveel gespreksgeschiedenis wordt opgenomen bij het loggen
• Record Groepering: Groepeer opportunities, taken en tickets op fase of status
• E-maildeelnemers: Bekijk Odoo-contactinformatie van alle e-maildeelnemers
• Recente Activiteiten: Bekijk recente berichten uit Odoo-gesprekken voor elk contact
• Notificatie-organisatie: Identificeer en organiseer Odoo-notificatie-e-mails met modulebadges, vermeldingsdetectie en snelle filtering
• Auto-logging: Link a Gmail thread to one or more Odoo records and have every new email logged automatically into their chatter (currently in private beta)
• Multi-Company Support: Switch between the companies you have access to in Odoo, with cross-company contact lookup when an email matches a partner that lives in a different company

credit_card Abonnementsbeheer

Hoe u zich Abonneert op PLUS

1. Klik op "Upgraden naar PLUS" in het zijbalkmenu (drie puntjes in de koptekst)
2. Voltooi het afrekenproces bij Polar
3. Ontvang uw licentiesleutel via e-mail

Uw Licentie Activeren

Voer uw licentiesleutel in op een van deze manieren:

• Een modaal verschijnt direct na het afrekenen - voer uw licentie daar in
• Ga naar Instellingen > Account > Licentie Activeren
• Klik opnieuw op "Upgraden naar PLUS" en selecteer "Ik heb al een licentie"

Hoe u Uw Abonnement Opzegt

U kunt uw PLUS abonnement op elk moment opzeggen:

1. Ga naar het Polar klantenportaal (link in uw aankoop-e-mail)
2. Log in met het e-mailadres dat is gebruikt voor uw abonnement
3. Klik op "Abonnement Opzeggen" in uw abonnementsgegevens

Uw PLUS functies blijven actief tot het einde van uw huidige factureringsperiode.

mail E-mail Loggen

Hoe een E-mail te Loggen

1. Open de e-mail die u wilt loggen
2. Bekijk het contact in de zijbalk
3. Zoek het record waaraan u wilt loggen (kans, taak of ticket)
4. Klik op het envelopicoontje naast het record
5. De knop verandert in een groen vinkje wanneer gelogd

Wat Wordt Gelogd

• E-mailonderwerp (in de koptekst)
• E-mailinhoud (HTML-geformatteerd)
• Afzender/ontvanger informatie
• Datum en tijd
• Alle bijlagen (bestanden, afbeeldingen, PDF's)
• "Gelogd vanuit Gmail Inbox" voettekst

Dubbele Detectie

De extensie heeft twee lagen van dubbele detectie:

1. Visuele indicator (0-6 uur): Helpt u in één oogopslag te zien welke records deze e-mail al hebben
2. Server-side validatie (altijd): Odoo voorkomt duplicaten zelfs als de visuele indicator is verlopen

sync Auto-logging Plus

Auto-logging links a Gmail thread to one or more Odoo records so that every new email in that thread is logged into the record's chatter automatically — no need to click the envelope icon for each reply.

Requirements

• PLUS plan (and beta access during private beta)
• Gmail API connection (granted from Settings > Auto-logging > Connect)
• Auto-logging toggle enabled in Settings > Auto-logging

How to Activate Auto-logging on a Thread

1. Open the email thread in Gmail and view the contact in the sidebar
2. Find the record you want to track (opportunity, task, ticket, or contact)
3. Click the sync icon next to the record. The icon turns green when active and a confirmation toast appears
4. From now on, every new email in this thread is logged automatically into the chatter of that record

What Gets Logged

Each new email is added as an internal note in the record's chatter, with:

• A Gmail-style header (From, To, Date, Subject)
• The email body without quoted history
• The original date of the email (not the time it was processed)
• Linked partners — recipients are matched in Odoo by email and attached to the message
• An "Auto-logged from Gmail" footer linking back to the extension

Linking a Thread to Several Records

You can activate auto-logging for the same thread on multiple records (for example, an opportunity and a task related to the same conversation):

• 1 thread → 1 record: standard case.
• 1 thread → several records: every new email is logged on each linked record sequentially.
• The same record cannot be linked twice from the same thread — duplicates are rejected.

Managing Active Auto-logs

From the sidebar (per thread)

When the open thread has any active mappings, an "Auto-logging (N)" section appears at the top of the sidebar:

• Click the section to expand it and see every record linked to the current thread
• Click on a record's name to open it in Odoo
• Click the ✕ button to deactivate auto-logging for that specific record

From Settings (across all threads)

Open Settings > Auto-logging to manage every active mapping:

• Enable or disable auto-logging globally with a single toggle
• Connect or reconnect the Gmail API
• See the list of active mappings, the count, and the time of the last successful check
• Deactivate all mappings at once with the "Deactivate all" button

Limits & Edge Cases

• Not retroactive: Only emails that arrive after activation are logged. Existing emails must be logged manually.
• Auto-cleanup after 90 days: A mapping with no new email activity for 90 days is removed automatically. Activate it again to resume tracking.
• Record deleted in Odoo: If the linked record is deleted in Odoo, the mapping is removed automatically the next time the extension tries to log into it.
• Gmail disconnected: If the Gmail API connection expires or is revoked, auto-logging stops for all threads until you reconnect from Settings > Auto-logging.

groups Werken met gerelateerde contacten Plus

De sectie Gerelateerde contacten in de zijbalk toont collega's van hetzelfde bedrijf als de afzender van de e-mail. Van daaruit kunt u snelle acties uitvoeren op elk contact zonder Gmail te verlaten.

Een contact in Odoo openen

Klik ergens op de contactkaart — de avatar, de naam of de functie — om het record van dat contact te openen in Odoo in een nieuw tabblad.

Een nieuwe e-mail naar een contact sturen

Klik op het e-mailpictogram naast het adres van het contact. Als er geen concept open is, opent Gmail een nieuw opstellen-venster met dat adres voorgevuld in het Aan-veld.

Een contact toevoegen aan een e-mail die u al aan het schrijven bent

Als er al een Gmail-opstellen-venster open is wanneer u op het e-mailpictogram klikt, wordt het contact als ontvanger aan dat concept toegevoegd in plaats van een nieuw te openen. De extensie kiest waar: als het Aan-veld leeg is, gaat het contact daarheen; als er al iemand staat, wordt het contact toegevoegd aan CC en wordt het opstellen-venster geminimaliseerd zodat u door kunt gaan met klikken op andere contacten om de ontvangerslijst op te bouwen.

E-mail of telefoonnummer van een contact kopiëren

Klik op de e-mail- of telefoontekst — niet op het pictogram ernaast — om het naar uw klembord te kopiëren. Een kleine melding bevestigt de kopie.

Een contact bellen

Klik op het telefoonpictogram om een gesprek te starten. De actie wordt overgedragen aan de app die uw systeem heeft gekoppeld aan telefoonnummers — de kiezer van uw mobiel, FaceTime, Skype, Microsoft Teams, enz. Als geen app is geconfigureerd, gebeurt er niets bij de klik.

history Navigeren door recente activiteiten Plus

De sectie Recente activiteiten toont de laatste berichten en gesprekken uit het record van het contact in Odoo, zodat u kunt zien wat er is besproken zonder Gmail te verlaten.

Zien wanneer een activiteit precies plaatsvond

Elke vermelding toont een relatieve datum zoals "5 dagen geleden". Beweeg over de datum om de exacte dag en tijd te zien, geformatteerd volgens de taal van uw browser.

Direct naar een specifiek bericht in Odoo gaan

Klik op een vermelding in Recente activiteiten om het gerelateerde Odoo-record te openen in een nieuw tabblad. In Odoo 18 en hoger gaat de klik nog een stap verder: Odoo scrolt naar dat specifieke bericht en markeert het. In Odoo 16 en 17 wordt het record normaal geopend — de klik bespaart u nog steeds de navigatie, alleen moet u zelf scrollen om het bericht te vinden.

handshake Kansen Beheren

Kansen Bekijken

Welke records worden getoond:

• Kansen gekoppeld aan het contact (via partner_id)
• Gesorteerd op aanmaakdatum (nieuwste eerst)

Leads Maken van E-mails

Converteer een e-mailgesprek naar een Odoo-kans met één klik:

1. Open de e-mail die u wilt omzetten naar een lead
2. Bekijk het contact in de zijbalk
3. Scrol naar de sectie Kansen
4. Klik op de knop "Aanmaken"

Wat er automatisch gebeurt:

• De lead wordt aangemaakt met het e-mailonderwerp als naam
• E-mailinhoud wordt toegevoegd als beschrijving
• Het contact uit de zijbalk wordt gekoppeld
• De lead opent in Odoo in een nieuw tabblad voor verdere bewerking

task Taken & Tickets

Taken Beheren

Vereisten: Odoo Project module geïnstalleerd

Welke records worden getoond:

• Taken gekoppeld aan het contact (via partner_id)
• Exclusief voltooide of geannuleerde taken
• Gesorteerd op aanmaakdatum (nieuwste eerst)

Helpdesk Tickets Beheren

Vereisten: Odoo Helpdesk module (alleen Enterprise)

notifications Notificatie-organisatie Plus

Organiseer Odoo-notificatie-e-mails direct in uw Gmail-inbox. De extensie identificeert notificatie-e-mails van Odoo en voegt visuele badges toe zodat u direct kunt zien bij welke module ze horen en of u bent vermeld.

Vereiste: E-mailnotificaties Inschakelen in Odoo

Om deze functie te laten werken, moet uw Odoo-gebruiker geconfigureerd zijn om notificaties per e-mail te ontvangen (niet in de Odoo-inbox):

1. Ga in Odoo naar uw Profiel (menu rechtsboven > Mijn Profiel)
2. Zoek onder Voorkeuren de instelling "Notificatie"
3. Selecteer "Beheer via e-mails" (in plaats van "Beheer in Odoo")

Instellen

1. Vind uw notificatie-e-mail in Odoo
   Controleer een recente Odoo-notificatie-e-mail in Gmail en bekijk het afzenderadres (bijv. notifications@uwbedrijf.com). U kunt ook uw Odoo-beheerder vragen naar het uitgaande notificatie-e-mailadres.
2. Open de extensie-instellingen
   Klik in de Gmail-zijbalk op de menuknop (drie verticale puntjes) en selecteer Instellingen.
3. Voer het notificatie-e-mailadres in
   Ga naar het tabblad Notificaties en plak het e-mailadres. De extensie begint direct met het identificeren van notificatie-e-mails.

Modulebadges

Kleurgecodeerde badges verschijnen naast notificatie-e-mails in uw inbox, en tonen welke Odoo-module de notificatie heeft gegenereerd:

• Kans (CRM) — paarse badge
• Taak (Project) — blauwe badge
• Ticket (Helpdesk) — oranje badge
• Factuur (Facturatie) — groene badge
• En meer: Inkoop, Mailing, Urenstaat, etc.

Vermeldingsbadges

Wanneer iemand u vermeldt in een Odoo-record (met @ of bij naam), verschijnt een speciale badge op de notificatie-e-mail:

• Rode "Vermeld"-badge: U heeft een ongelezen vermelding — u heeft deze thread in Gmail niet geopend sinds de vermelding
• Grijze "Vermeld"-badge: U heeft deze vermelding al gezien — u heeft de thread in Gmail geopend na de vermelding

Snelle Toegang

Een "Odoo Notifications"-snelkoppeling verschijnt in de linker zijbalk van Gmail, onder uw labels. Klik erop om uw inbox direct te filteren en alleen Odoo-notificatie-e-mails te tonen.

Aanpassing

Elke notificatiefunctie kan onafhankelijk worden in-/uitgeschakeld in Instellingen > Notificaties:

• Modulebadges — kleurgecodeerde modulebadges tonen/verbergen
• Vermeldingsbadges — vermeldingsdetectiebadges tonen/verbergen
• Zijbalk-snelkoppeling — Odoo Notifications-link in de Gmail-zijbalk tonen/verbergen

business Multi-Company Support Plus

If your Odoo user has access to several companies, the extension lets you choose which one is active. The active company decides which records the sidebar shows you and which company every new lead, task, ticket or contact is created in.

Requirements

• PLUS plan
• An Odoo user with access to two or more companies (in Odoo: Settings > Users > Allowed Companies)

The Company Selector

When you have access to more than one company, a building icon appears in the sidebar header, next to the settings (⚙) button:

• Hover the icon to see the active company name ("Operating in {company}")
• Click the icon to open a dropdown listing every company you have access to
• Pick a company with the radio buttons. The dropdown closes and the sidebar refreshes with data from the new company
• If you have access to only one company, the icon is not shown

What the Active Company Affects

Once you pick a company, every operation in the sidebar is scoped to it:

• Records you see: Opportunities, tasks, tickets and partners listed in the sidebar are filtered to those visible in the active company
• Records you create: New leads, tasks, tickets and contacts created from the sidebar are assigned to the active company
• Auto-logged emails: Emails processed by auto-logging are posted in the company that owns the linked record (see the Auto-logging note below)

Cross-Company Contact Lookup

If you open an email from someone who isn't in the active company but exists somewhere else in your Odoo instance, the sidebar tells you and offers actions instead of leaving you with an empty state.

The contact exists in another company

The sidebar shows the contact found, the company it lives in, and two actions:

• Make visible to all companies: Removes the contact's company restriction so users in every company you have access to can see it. Asks for confirmation before saving
• Create new in this company: Creates a separate contact record in the active company, leaving the original untouched

Only the parent company exists in another company

The contact is missing, but a related company (matched by email domain) exists in another of your companies. Two actions:

• Share company across all companies: Makes the parent company visible to every company you have access to, then lets you create the contact under it
• Create company here: Creates an independent company record in the active company and the contact under it

Auto-logging Across Companies

When you activate auto-logging on a record, the extension remembers the company that record belongs to. New emails on that thread are always logged in the right company, even if you've switched the active company in the sidebar afterwards.

Behavior on the FREE Plan

If you have access to several companies on the FREE plan, the extension uses your default company in Odoo for every operation. The selector icon does not appear, and cross-company lookups are not offered. Upgrading to PLUS unlocks both.

Known Limits

• Not synced with the Odoo browser switcher: The extension uses your API key, while the Odoo company switcher uses cookies. The two are independent — switching companies in your Odoo tab does not change the active company in Gmail and vice versa.
• Default company changed in Odoo: If your administrator changes your default company in Odoo, the extension keeps using the previously cached value until you log out and log back in.
• One company at a time: The selector is single-select: the sidebar shows records from one company at a time. To see records from another company, switch to it.
• Access error after creating a record: When you create an opportunity, task, ticket or contact from the sidebar (or click "View in Odoo" on one), the extension opens the record in a new browser tab. Odoo loads it under whichever company is currently active in your Odoo browser session (the cookie session — see above). If that company differs from the one where the record was created, Odoo may show an access error. On the FREE plan, the extension always creates records in your default Odoo company — to see them, switch your Odoo browser tab to that same default. On the PLUS plan, keep the same company selected in both the sidebar selector and your Odoo browser tab. Odoo 18 and later automatically switch your active company when you open a record that belongs to another of your allowed companies, so this issue is mostly visible on Odoo 17 and earlier.

help Probleemoplossing

Extensie Verschijnt Niet in Gmail

1. Controleer of extensie is ingeschakeld: Ga naar chrome://extensions/ en zorg dat de schakelaar AAN staat
2. Gmail Vernieuwen: Druk op Ctrl+Shift+R (Windows/Linux) of Cmd+Shift+R (Mac)
3. Extensie Herladen: Klik op "Herladen" op de extensiekaart

"Contact Niet Gevonden" Bericht

• E-mail niet in Odoo: Klik op "Contact Aanmaken" om deze toe te voegen
• E-mail spelling komt niet overeen: Werk de e-mail bij in Odoo of maak een nieuw contact aan

"Authenticatie Mislukt" Fout

1. Controleer of uw API-sleutel correct is in Odoo → Voorkeuren → Accountbeveiliging
2. Genereer de API-sleutel opnieuw indien nodig
3. Controleer of uw Odoo URL correct is (inclusief HTTPS)

Machtigingspopup verschijnt niet (Self-Hosted Odoo)

Bij het verbinden met een zelf-gehoste Odoo-instantie (aangepaste URL) heeft Chrome extra machtigingen nodig. Als de machtigingspopup niet verschijnt:

1. Machtiging vereist: Aangepaste Odoo-URLs (niet *.odoo.com) vereisen een extra Chrome-machtiging om te communiceren met uw server
2. Andere extensies kunnen popups blokkeren: Adblockers, privacy-extensies of popup-blockers kunnen voorkomen dat het Chrome-machtigingsdialoog verschijnt
3. Oplossing: Schakel tijdelijk andere extensies uit (vooral adblockers) en probeer opnieuw te verbinden. Schakel ze weer in nadat u de machtiging hebt verleend

quiz Veelgestelde Vragen

Algemeen

Abonnement

Privacy

support Hulp Krijgen

Contact Ondersteuning

Als u vragen of problemen heeft die niet in deze handleiding worden behandeld:

• E-mail: odoointegrations.team@gmail.com
• Vermeld uw Odoo versie en extensieversie
• Beschrijf het probleem met screenshots indien mogelijk