Guía de Usuario

download Instalación

Requisitos Previos

• Navegador Chrome: Versión 88 o superior
• Instancia de Odoo: Versión 14.0 o superior (on-premise, Odoo.sh u Odoo Online plan Custom)

Instalación Paso a Paso

1. Visita Chrome Web Store
   Ve a Integración de Odoo para Gmail o busca "Odoo Integration for Gmail" en Chrome Web Store.
2. Añadir a Chrome
   Haz clic en el botón "Añadir a Chrome" y revisa los permisos solicitados.
3. Verificar Instalación
   Verás un mensaje de confirmación y el icono de la extensión aparecerá en tu barra de herramientas de Chrome.
4. Fijar la Extensión (Recomendado)
   Haz clic en el icono de puzzle en la barra de Chrome, busca "Odoo Integration for Gmail" y haz clic en el icono de pin.

settings Configuración

Configuración Inicial

1. Abrir Gmail
   Navega a mail.google.com y abre cualquier email para ver la barra lateral.
2. Introducir URL de Odoo
   Introduce la URL de tu instancia de Odoo (ej: https://tuempresa.odoo.com). Usa HTTPS y no incluyas barra final.
3. Introducir API Key
   Inicia sesión en Odoo, ve a Preferencias, haz clic en la pestaña Seguridad de la Cuenta, en API Keys haz clic en Nueva API Key, dale un nombre, selecciona Clave Persistente y copia la clave.
4. Conectar
   Haz clic en Conectar y la extensión verificará tus credenciales.

Actualizar Configuración

Para cambiar tu URL de Odoo o API key:

1. Haz clic en el botón de menú (tres puntos verticales ⋮) en la barra lateral
2. Selecciona Cerrar sesión
3. Introduce tus nuevas credenciales

star Resumen de Funciones

Plan GRATIS Gratis

• Ver Contactos: Ve información de partners de Odoo directamente en Gmail
• Detección Inteligente de Contactos: Identifica automáticamente remitente o destinatario
• Registro de Emails: Registra emails en Odoo con adjuntos
• Creación de Registros: Crea leads, contactos, tareas y tickets
• Vista Limitada de Registros: Ve las primeras 5 oportunidades, tareas y tickets
• Actualizar: Actualiza manualmente los datos del contacto
• Indicador de Tiempo de Carga: Ve lo rápido que cargó la barra lateral

Plan PLUS Plus

Todo lo del plan GRATIS, más:

• Búsqueda Avanzada: Busca en todas las oportunidades, tareas y tickets (hasta 50 resultados)
• Pestañas Contacto/Empresa: Cambia entre información del contacto y la empresa
• Contactos Relacionados: Encuentra colegas de la misma empresa
• Información Financiera: Ve facturación, cuentas por cobrar y por pagar
• Panel de Configuración: Personaliza las secciones visibles
• Niveles de Citas: Controla cuánto historial incluir al registrar emails
• Agrupación de Registros: Agrupa oportunidades, tareas y tickets por etapa o estado
• Participantes del Email: Ver información de contacto en Odoo de todos los participantes del email
• Actividades Recientes: Ver mensajes recientes de las conversaciones de Odoo para cada contacto
• Organización de Notificaciones: Identifica y organiza los emails de notificación de Odoo con badges de módulo, detección de menciones y filtrado rápido
• Registro Automático: Vincula un hilo de Gmail con uno o más registros de Odoo y haz que cada email nuevo se registre automáticamente en su chatter (actualmente en beta privada)
• Soporte multi-compañía: Cambia entre las compañías a las que tienes acceso en Odoo, con búsqueda cross-company de contactos cuando un email coincide con un partner que vive en otra compañía

credit_card Gestión de Suscripción

Cómo Suscribirse a PLUS

1. Haz clic en "Actualizar a PLUS" desde el menú de la barra lateral (tres puntos en el encabezado)
2. Completa el proceso de pago en Polar
3. Recibirás tu clave de licencia por email

Activar tu Licencia

Introduce tu clave de licencia de una de estas formas:

• Un modal aparecerá justo después del pago - introduce tu licencia ahí
• Ve a Configuración > Cuenta > Activar Licencia
• Haz clic en "Actualizar a PLUS" de nuevo y selecciona "Ya tengo una licencia"

Cómo Cancelar tu Suscripción

Puedes cancelar tu suscripción PLUS en cualquier momento:

1. Ve al portal de clientes de Polar (enlace en tu email de compra)
2. Inicia sesión con el email usado para tu suscripción
3. Haz clic en "Cancelar Suscripción" en los detalles de tu suscripción

Tus funciones PLUS permanecerán activas hasta el final de tu período de facturación actual.

mail Registro de Emails

Cómo Registrar un Email

1. Abre el email que quieres registrar
2. Ve el contacto en la barra lateral
3. Encuentra el registro donde quieres registrar (oportunidad, tarea o ticket)
4. Haz clic en el icono del sobre junto al registro
5. El botón cambia a una marca verde cuando se registra

Qué se Registra

• Asunto del email (en el encabezado)
• Cuerpo del email (formato HTML)
• Información de remitente/destinatario
• Fecha y hora
• Todos los adjuntos (archivos, imágenes, PDFs)
• Pie de página "Logged from Gmail Inbox"

Detección de Duplicados

La extensión tiene dos capas de detección de duplicados:

1. Indicador visual (0-6 horas): Te ayuda a identificar de un vistazo qué registros ya tienen este email
2. Validación del servidor (siempre): Odoo previene duplicados incluso si el indicador visual ha expirado

sync Registro Automático Plus

El registro automático vincula un hilo de Gmail con uno o más registros de Odoo para que cada email nuevo del hilo se registre automáticamente en el chatter del registro, sin tener que pulsar el icono del sobre en cada respuesta.

Requisitos

• Plan PLUS (y acceso a la beta durante la fase privada)
• Conexión a la API de Gmail (se concede desde Configuración > Registro Automático > Conectar)
• Toggle de Registro Automático activado en Configuración > Registro Automático

Cómo Activar el Registro Automático en un Hilo

1. Abre el hilo de email en Gmail y consulta el contacto en la barra lateral
2. Localiza el registro que quieres seguir (oportunidad, tarea, ticket o contacto)
3. Haz clic en el icono de sincronización junto al registro. El icono se vuelve verde al activarse y aparece un toast de confirmación
4. A partir de ese momento, cada email nuevo del hilo se registra automáticamente en el chatter de ese registro

Qué se Registra

Cada email nuevo se añade como nota interna en el chatter del registro, incluyendo:

• Una cabecera estilo Gmail (De, Para, Fecha, Asunto)
• El cuerpo del email sin el historial citado
• La fecha original del email (no la del momento en que se procesa)
• Partners vinculados — los destinatarios se buscan en Odoo por email y se asocian al mensaje
• Un pie de página "Auto-logged from Gmail" con enlace de vuelta a la extensión

Vincular un Hilo a Varios Registros

Puedes activar el registro automático para el mismo hilo en varios registros (por ejemplo, una oportunidad y una tarea relacionadas con la misma conversación):

• 1 hilo → 1 registro: caso estándar.
• 1 hilo → varios registros: cada email nuevo se registra en cada registro vinculado, secuencialmente.
• El mismo registro no se puede vincular dos veces desde el mismo hilo — los duplicados se rechazan.

Gestionar los Registros Automáticos Activos

Desde la barra lateral (por hilo)

Cuando el hilo abierto tiene mappings activos, aparece una sección "Registro Automático (N)" en la parte superior de la barra lateral:

• Haz clic en la sección para desplegarla y ver todos los registros vinculados al hilo actual
• Haz clic en el nombre de un registro para abrirlo en Odoo
• Haz clic en el botón ✕ para desactivar el registro automático en ese registro concreto

Desde Configuración (todos los hilos)

Abre Configuración > Registro Automático para gestionar todos los mappings activos:

• Activa o desactiva el registro automático globalmente con un único toggle
• Conecta o reconecta la API de Gmail
• Consulta la lista de mappings activos, el contador y la hora de la última comprobación correcta
• Desactiva todos los mappings de golpe con el botón "Desactivar todos"

Límites y Casos Particulares

• No retroactivo: Solo se registran los emails que llegan después de la activación. Los emails existentes deben registrarse manualmente.
• Limpieza automática a los 90 días: Un mapping sin actividad de emails nuevos durante 90 días se elimina automáticamente. Vuelve a activarlo para reanudar el seguimiento.
• Registro eliminado en Odoo: Si el registro vinculado se elimina en Odoo, el mapping se elimina automáticamente la próxima vez que la extensión intente registrar en él.
• Gmail desconectado: Si la conexión con la API de Gmail expira o se revoca, el registro automático se detiene para todos los hilos hasta que reconectes desde Configuración > Registro Automático.

groups Trabajar con contactos relacionados Plus

La sección Contactos relacionados de la barra lateral lista colegas de la misma empresa que el remitente del correo. Desde ahí puedes ejecutar acciones rápidas sobre cada contacto sin salir de Gmail.

Abrir un contacto en Odoo

Haz clic en cualquier parte de la tarjeta del contacto — el avatar, el nombre o el cargo — para abrir su ficha en Odoo en una pestaña nueva.

Enviar un correo nuevo a un contacto

Haz clic en el icono del email junto a la dirección del contacto. Si no tienes ningún borrador abierto, Gmail abre una nueva ventana de redacción con esa dirección rellenada en el campo Para.

Añadir un contacto a un correo que ya estás escribiendo

Si ya tienes una ventana de redacción de Gmail abierta cuando haces clic en el icono del email, el contacto se añade como destinatario de ese borrador en lugar de abrir uno nuevo. La extensión decide dónde: si el campo Para está vacío, el contacto va ahí; si ya tiene a alguien, el contacto se añade a CC y la ventana de redacción se minimiza para que puedas seguir haciendo clic en otros contactos y construir la lista de destinatarios.

Copiar el email o el teléfono de un contacto

Haz clic en el texto del email o del teléfono — no en el icono que tiene al lado — para copiarlo al portapapeles. Una pequeña notificación confirma la copia.

Llamar a un contacto

Haz clic en el icono del teléfono para iniciar una llamada. La acción se delega en la app que tu sistema tenga asociada a los números de teléfono — el marcador del móvil, FaceTime, Skype, Microsoft Teams, etc. Si no tienes ninguna app configurada, el clic no hace nada.

history Navegar por la actividad reciente Plus

La sección Actividad reciente muestra los últimos mensajes y conversaciones de la ficha del contacto en Odoo, para que veas lo que se ha hablado sin salir de Gmail.

Ver exactamente cuándo ocurrió una actividad

Cada entrada muestra una fecha relativa como "hace 5 días". Pasa el ratón sobre la fecha para ver el día y la hora exactos, formateados según el idioma de tu navegador.

Saltar a un mensaje concreto en Odoo

Haz clic en cualquier entrada de Actividad reciente para abrir la ficha relacionada de Odoo en una pestaña nueva. En Odoo 18 y posteriores, el clic va un paso más allá: Odoo hace scroll hasta ese mensaje exacto y lo resalta. En Odoo 16 y 17 la ficha se abre normalmente — el clic sigue ahorrándote la navegación, solo tendrás que hacer scroll tú para encontrar el mensaje.

handshake Gestionar Oportunidades

Ver Oportunidades

Qué registros se muestran:

• Oportunidades vinculadas al contacto (por partner_id)
• Ordenadas por fecha de creación (más recientes primero)

Crear Leads desde Emails

Convierte una conversación de email en una oportunidad de Odoo con un clic:

1. Abre el email que quieres convertir en lead
2. Ve el contacto en la barra lateral
3. Desplázate a la sección de Oportunidades
4. Haz clic en el botón "Crear"

Qué ocurre automáticamente:

• El lead se crea con el asunto del email como nombre
• El contenido del email se añade como descripción
• El contacto de la barra lateral queda vinculado
• El lead se abre en Odoo en una nueva pestaña para edición adicional

task Tareas y Tickets

Gestionar Tareas

Requisitos: Módulo Project de Odoo instalado

Qué registros se muestran:

• Tareas vinculadas al contacto (por partner_id)
• Excluye tareas completadas o canceladas
• Ordenadas por fecha de creación (más recientes primero)

Gestionar Tickets de Helpdesk

Requisitos: Módulo Helpdesk de Odoo (solo Enterprise)

notifications Organización de Notificaciones Plus

Organiza los emails de notificación de Odoo directamente en tu bandeja de entrada de Gmail. La extensión identifica los emails de notificación de Odoo y añade badges visuales para que puedas ver al instante a qué módulo pertenecen y si te han mencionado.

Prerrequisito: Activar Notificaciones por Email en Odoo

Para que esta función funcione, tu usuario de Odoo debe estar configurado para recibir notificaciones por email (no en la bandeja de Odoo):

1. En Odoo, ve a tu Perfil (menú superior derecho > Mi Perfil)
2. En Preferencias, busca la configuración de "Notificación"
3. Selecciona "Gestionar por correo" (en lugar de "Gestionar en Odoo")

Configuración

1. Encuentra tu email de notificación en Odoo
   Revisa un email de notificación reciente de Odoo en Gmail y mira la dirección del remitente (ej: notifications@tuempresa.com). Alternativamente, pregunta a tu administrador de Odoo por el email de notificación saliente.
2. Abre los Ajustes de la extensión
   En la barra lateral de Gmail, haz clic en el botón de menú (tres puntos verticales) y selecciona Ajustes.
3. Introduce el email de notificación
   Ve a la pestaña Notificaciones y pega la dirección de email. La extensión comenzará a identificar los emails de notificación inmediatamente.

Badges de Módulo

Aparecen badges con código de color junto a los emails de notificación en tu bandeja, mostrando qué módulo de Odoo generó la notificación:

• Oportunidad (CRM) — badge morado
• Tarea (Proyecto) — badge azul
• Ticket (Helpdesk) — badge naranja
• Factura (Facturación) — badge verde
• Y más: Compras, Mailing, Parte de horas, etc.

Badges de Mención

Cuando alguien te menciona en un registro de Odoo (usando @ o por nombre), aparece un badge especial en el email de notificación:

• Badge rojo "Mencionado": Tienes una mención sin leer — no has abierto este hilo en Gmail desde la mención
• Badge gris "Mencionado": Ya has visto esta mención — abriste el hilo en Gmail después de ser mencionado

Acceso Rápido

Un acceso directo "Odoo Notifications" aparece en la barra lateral izquierda de Gmail, debajo de tus etiquetas. Haz clic para filtrar tu bandeja y mostrar solo los emails de notificación de Odoo.

Personalización

Cada función de notificación se puede activar/desactivar independientemente en Ajustes > Notificaciones:

• Badges de módulo — mostrar/ocultar los badges con código de color
• Badges de mención — mostrar/ocultar los badges de detección de menciones
• Acceso directo en barra lateral — mostrar/ocultar el enlace Odoo Notifications en la barra lateral de Gmail

business Soporte multi-compañía Plus

Si tu usuario de Odoo tiene acceso a varias compañías, la extensión te permite elegir cuál está activa. La compañía activa decide qué registros muestra la barra lateral y en qué compañía se crea cada nuevo lead, tarea, ticket o contacto.

Requisitos

• Plan PLUS
• Un usuario de Odoo con acceso a dos o más compañías (en Odoo: Ajustes > Usuarios > Compañías permitidas)

El Selector de Compañía

Cuando tienes acceso a más de una compañía, aparece un icono de edificio en la cabecera de la barra lateral, junto al botón de ajustes (⚙):

• Pasa el ratón sobre el icono para ver el nombre de la compañía activa ("Operating in {compañía}")
• Haz clic en el icono para abrir un desplegable con todas las compañías a las que tienes acceso
• Selecciona una compañía con los radios. El desplegable se cierra y la barra lateral se refresca con datos de la nueva compañía
• Si solo tienes acceso a una compañía, el icono no se muestra

Qué afecta la Compañía Activa

Una vez eliges una compañía, todas las operaciones de la barra lateral se restringen a ella:

• Registros que ves: Las oportunidades, tareas, tickets y contactos listados en la barra lateral se filtran a los visibles en la compañía activa
• Registros que creas: Los nuevos leads, tareas, tickets y contactos creados desde la barra lateral se asignan a la compañía activa
• Emails registrados automáticamente: Los emails que procesa el registro automático se publican en la compañía a la que pertenece el registro vinculado (mira la nota de Registro Automático más abajo)

Búsqueda Cross-Company de Contactos

Si abres un email de alguien que no está en la compañía activa pero sí en otra de tu instancia de Odoo, la barra lateral te lo indica y te ofrece acciones en lugar de dejarte un estado vacío.

El contacto existe en otra compañía

La barra lateral muestra el contacto encontrado, en qué compañía vive, y dos acciones:

• Hacer visible para todas las compañías: Elimina la restricción de compañía del contacto para que los usuarios de todas las compañías a las que tienes acceso puedan verlo. Pide confirmación antes de guardar
• Crear nuevo en esta compañía: Crea un contacto independiente en la compañía activa, dejando el original sin tocar

Solo existe la compañía padre en otra compañía

El contacto no existe, pero una compañía relacionada (encontrada por dominio de email) existe en otra de tus compañías. Dos acciones:

• Compartir compañía entre todas las compañías: Hace visible la compañía padre para todas las compañías a las que tienes acceso, y luego te permite crear el contacto bajo ella
• Crear compañía aquí: Crea un registro de compañía independiente en la compañía activa y el contacto bajo ella

Registro Automático y Multi-compañía

Al activar el registro automático en un registro, la extensión recuerda a qué compañía pertenece ese registro. Los emails nuevos del hilo siempre se registran en la compañía correcta, incluso si después cambias de compañía activa en la barra lateral.

Comportamiento en el Plan GRATIS

Si tienes acceso a varias compañías en el plan GRATIS, la extensión usa tu compañía por defecto en Odoo para todas las operaciones. El icono del selector no aparece y no se ofrece búsqueda cross-company. Actualizar a PLUS desbloquea ambas funciones.

Limitaciones Conocidas

• No sincroniza con el selector de Odoo del navegador: La extensión usa tu API key, mientras que el selector de compañía de Odoo usa cookies. Son independientes — cambiar de compañía en tu pestaña de Odoo no cambia la compañía activa en Gmail, y viceversa.
• Compañía por defecto cambiada en Odoo: Si tu administrador cambia tu compañía por defecto en Odoo, la extensión sigue usando el valor cacheado anterior hasta que cierres sesión y vuelvas a entrar.
• Una compañía a la vez: El selector es single-select: la barra lateral muestra registros de una compañía a la vez. Para ver registros de otra compañía, cambia a ella.
• Error de acceso al abrir un registro recién creado: Al crear una oportunidad, tarea, ticket o contacto desde la barra lateral (o pulsar "Ver en Odoo" sobre uno), la extensión abre el registro en una pestaña nueva. Odoo lo carga bajo la compañía que esté activa en ese momento en tu sesión de Odoo del navegador (la sesión por cookie — ver arriba). Si esa compañía no coincide con aquella en la que se creó el registro, Odoo puede mostrar un error de acceso. En el plan GRATIS, la extensión siempre crea los registros en tu compañía por defecto de Odoo — para verlos, cambia la pestaña de Odoo del navegador a esa misma compañía por defecto. En el plan PLUS, mantén seleccionada la misma compañía tanto en el selector de la barra lateral como en tu pestaña de Odoo. Odoo 18 y posteriores cambian automáticamente tu compañía activa al abrir un registro que pertenece a otra de tus compañías permitidas, así que este problema se ve sobre todo en Odoo 17 y anteriores.

help Solución de Problemas

La Extensión No Aparece en Gmail

1. Verificar que la extensión está habilitada: Ve a chrome://extensions/ y asegúrate de que el toggle está ON
2. Actualizar Gmail: Pulsa Ctrl+Shift+R (Windows/Linux) o Cmd+Shift+R (Mac)
3. Recargar extensión: Haz clic en "Recargar" en la tarjeta de la extensión

Mensaje "Contacto No Encontrado"

• Email no está en Odoo: Haz clic en "Crear Contacto" para añadirlo
• Error de ortografía en email: Actualiza el email en Odoo o crea un nuevo contacto

Error "Autenticación Fallida"

1. Verifica que tu API key es correcta en Odoo → Preferencias → Seguridad de la Cuenta
2. Regenera la API key si es necesario
3. Comprueba que tu URL de Odoo es correcta (incluyendo HTTPS)

El Popup de Permisos No Aparece (Odoo Self-Hosted)

Al conectar a una instancia de Odoo self-hosted (URL personalizada), Chrome requiere permisos adicionales. Si el popup de permisos no aparece:

1. Permiso requerido: Las URLs de Odoo personalizadas (no *.odoo.com) requieren un permiso adicional de Chrome para comunicarse con tu servidor
2. Otras extensiones pueden bloquear popups: Los bloqueadores de anuncios, extensiones de privacidad o bloqueadores de popups pueden impedir que aparezca el diálogo de permisos de Chrome
3. Solución: Desactiva temporalmente otras extensiones (especialmente bloqueadores de anuncios) e intenta conectar de nuevo. Reactívalas después de conceder el permiso

quiz Preguntas Frecuentes

General

Suscripción

Privacidad

support Obtener Ayuda

Contactar Soporte

Si tienes preguntas o problemas no cubiertos en esta guía:

• Email: odoointegrations.team@gmail.com
• Incluye tu versión de Odoo y versión de la extensión
• Describe el problema con capturas de pantalla si es posible