Guide d'utilisation

download Installation

Prérequis

• Navigateur Chrome: Version 88 ou supérieure
• Instance Odoo: Version 14.0 ou supérieure (on-premise, Odoo.sh ou Odoo Online plan Custom)

Installation étape par étape

1. Visitez le Chrome Web Store
   Accédez à Intégration Odoo pour Gmail ou recherchez "Odoo Integration for Gmail" dans le Chrome Web Store.
2. Ajouter à Chrome
   Cliquez sur le bouton "Ajouter à Chrome" et examinez les autorisations demandées.
3. Vérifier l'installation
   Vous verrez un message de confirmation et l'icône de l'extension apparaîtra dans votre barre d'outils Chrome.
4. Épingler l'extension (Recommandé)
   Cliquez sur l'icône puzzle dans la barre d'outils Chrome, trouvez "Odoo Integration for Gmail" et cliquez sur l'icône d'épingle.

settings Configuration

Première configuration

1. Ouvrir Gmail
   Accédez à mail.google.com et ouvrez n'importe quel email pour voir la barre latérale.
2. Entrer l'URL Odoo
   Entrez l'URL de votre instance Odoo (ex: https://votreentreprise.odoo.com). Utilisez HTTPS et n'incluez pas de barre oblique finale.
3. Entrer la clé API
   Connectez-vous à Odoo, allez dans Préférences, cliquez sur l'onglet Sécurité du compte, sous Clés API cliquez sur Nouvelle clé API, donnez-lui un nom, sélectionnez Clé persistante et copiez la clé.
4. Connecter
   Cliquez sur Connecter et l'extension vérifiera vos identifiants.

Mise à jour de la configuration

Pour modifier votre URL Odoo ou clé API :

1. Cliquez sur le bouton menu (trois points verticaux ⋮) dans la barre latérale
2. Sélectionnez Se déconnecter
3. Entrez vos nouveaux identifiants

star Aperçu des fonctionnalités

Plan GRATUIT Gratuit

• Consultation des contacts: Consultez les informations des partenaires Odoo directement dans Gmail
• Détection intelligente des contacts: Identifie automatiquement l'expéditeur ou le destinataire
• Enregistrement d'emails: Enregistrez les emails dans Odoo avec les pièces jointes
• Création d'enregistrements: Créez des prospects, partenaires, tâches et tickets
• Affichage limité des enregistrements: Consultez les 5 premières opportunités, tâches et tickets
• Actualiser: Actualisez manuellement les données du contact
• Indicateur de temps de chargement: Voyez la vitesse de chargement de la barre latérale

Plan PLUS Plus

Tout le plan GRATUIT, plus :

• Recherche avancée: Recherchez parmi toutes les opportunités, tâches et tickets (jusqu'à 50 résultats)
• Onglets Contact/Entreprise: Basculez entre les informations du contact et de l'entreprise
• Contacts associés: Trouvez des collègues de la même entreprise
• Aperçus financiers: Consultez la facturation, les créances et les dettes
• Panneau de paramètres: Personnalisez les sections visibles
• Niveaux de Citation: Contrôlez la quantité d'historique à inclure lors de l'enregistrement
• Regroupement des Enregistrements: Regroupez les opportunités, tâches et tickets par étape ou statut
• Participants de l'Email: Voir les informations de contact Odoo de tous les participants de l'email
• Activités Récentes: Voir les messages récents des conversations Odoo pour chaque contact
• Organisation des Notifications: Identifiez et organisez les emails de notification Odoo avec des badges de module, la détection de mentions et le filtrage rapide
• Auto-logging: Link a Gmail thread to one or more Odoo records and have every new email logged automatically into their chatter (currently in private beta)
• Multi-Company Support: Switch between the companies you have access to in Odoo, with cross-company contact lookup when an email matches a partner that lives in a different company

credit_card Gestion de l'abonnement

Comment s'abonner à PLUS

1. Cliquez sur "Passer à PLUS" depuis le menu de la barre latérale (trois points dans l'en-tête)
2. Complétez le processus de paiement sur Polar
3. Recevez votre clé de licence par email

Activer votre Licence

Entrez votre clé de licence de l'une de ces façons :

• Une fenêtre apparaîtra juste après le paiement - entrez votre licence ici
• Allez dans Paramètres > Compte > Activer la Licence
• Cliquez à nouveau sur "Passer à PLUS" et sélectionnez "J'ai déjà une licence"

Comment annuler votre abonnement

Vous pouvez annuler votre abonnement PLUS à tout moment :

1. Accédez au portail client Polar (lien dans votre email d'achat)
2. Connectez-vous avec l'email utilisé pour votre abonnement
3. Cliquez sur "Annuler l'abonnement" dans les détails de votre abonnement

Vos fonctionnalités PLUS resteront actives jusqu'à la fin de votre période de facturation en cours.

mail Enregistrement d'emails

Comment enregistrer un email

1. Ouvrez l'email que vous souhaitez enregistrer
2. Consultez le contact dans la barre latérale
3. Trouvez l'enregistrement auquel vous voulez associer l'email (opportunité, tâche ou ticket)
4. Cliquez sur l'icône enveloppe à côté de l'enregistrement
5. Le bouton devient une coche verte une fois enregistré

Ce qui est enregistré

• Sujet de l'email (dans l'en-tête)
• Corps de l'email (formaté en HTML)
• Informations expéditeur/destinataire
• Date et heure
• Toutes les pièces jointes (fichiers, images, PDFs)
• Pied de page "Enregistré depuis Gmail Inbox"

Détection des doublons

L'extension dispose de deux niveaux de détection des doublons :

1. Indicateur visuel (0-6 heures): Vous aide à identifier d'un coup d'œil quels enregistrements contiennent déjà cet email
2. Validation côté serveur (toujours): Odoo empêche les doublons même si l'indicateur visuel a expiré

sync Auto-logging Plus

Auto-logging links a Gmail thread to one or more Odoo records so that every new email in that thread is logged into the record's chatter automatically — no need to click the envelope icon for each reply.

Requirements

• PLUS plan (and beta access during private beta)
• Gmail API connection (granted from Settings > Auto-logging > Connect)
• Auto-logging toggle enabled in Settings > Auto-logging

How to Activate Auto-logging on a Thread

1. Open the email thread in Gmail and view the contact in the sidebar
2. Find the record you want to track (opportunity, task, ticket, or contact)
3. Click the sync icon next to the record. The icon turns green when active and a confirmation toast appears
4. From now on, every new email in this thread is logged automatically into the chatter of that record

What Gets Logged

Each new email is added as an internal note in the record's chatter, with:

• A Gmail-style header (From, To, Date, Subject)
• The email body without quoted history
• The original date of the email (not the time it was processed)
• Linked partners — recipients are matched in Odoo by email and attached to the message
• An "Auto-logged from Gmail" footer linking back to the extension

Linking a Thread to Several Records

You can activate auto-logging for the same thread on multiple records (for example, an opportunity and a task related to the same conversation):

• 1 thread → 1 record: standard case.
• 1 thread → several records: every new email is logged on each linked record sequentially.
• The same record cannot be linked twice from the same thread — duplicates are rejected.

Managing Active Auto-logs

From the sidebar (per thread)

When the open thread has any active mappings, an "Auto-logging (N)" section appears at the top of the sidebar:

• Click the section to expand it and see every record linked to the current thread
• Click on a record's name to open it in Odoo
• Click the ✕ button to deactivate auto-logging for that specific record

From Settings (across all threads)

Open Settings > Auto-logging to manage every active mapping:

• Enable or disable auto-logging globally with a single toggle
• Connect or reconnect the Gmail API
• See the list of active mappings, the count, and the time of the last successful check
• Deactivate all mappings at once with the "Deactivate all" button

Limits & Edge Cases

• Not retroactive: Only emails that arrive after activation are logged. Existing emails must be logged manually.
• Auto-cleanup after 90 days: A mapping with no new email activity for 90 days is removed automatically. Activate it again to resume tracking.
• Record deleted in Odoo: If the linked record is deleted in Odoo, the mapping is removed automatically the next time the extension tries to log into it.
• Gmail disconnected: If the Gmail API connection expires or is revoked, auto-logging stops for all threads until you reconnect from Settings > Auto-logging.

groups Utiliser les contacts associés Plus

La section Contacts associés du panneau latéral liste les collègues de la même entreprise que l'expéditeur de l'e-mail. Vous pouvez y effectuer des actions rapides sur chaque contact sans quitter Gmail.

Ouvrir un contact dans Odoo

Cliquez n'importe où sur la carte du contact — l'avatar, le nom ou la fonction — pour ouvrir sa fiche dans Odoo dans un nouvel onglet.

Envoyer un nouvel e-mail à un contact

Cliquez sur l'icône d'e-mail à côté de l'adresse du contact. Si aucun brouillon n'est ouvert, Gmail ouvre une nouvelle fenêtre de rédaction avec cette adresse pré-remplie dans le champ À.

Ajouter un contact à un e-mail en cours de rédaction

Si une fenêtre de rédaction Gmail est déjà ouverte au moment où vous cliquez sur l'icône d'e-mail, le contact est ajouté comme destinataire de ce brouillon au lieu d'en ouvrir un nouveau. L'extension choisit où : si le champ À est vide, le contact y est placé ; s'il contient déjà quelqu'un, le contact est ajouté en CC et la fenêtre de rédaction est minimisée pour vous permettre de continuer à cliquer sur d'autres contacts et construire la liste des destinataires.

Copier l'e-mail ou le téléphone d'un contact

Cliquez sur le texte de l'e-mail ou du téléphone — pas sur l'icône à côté — pour le copier dans votre presse-papiers. Une petite notification confirme la copie.

Appeler un contact

Cliquez sur l'icône de téléphone pour démarrer un appel. L'action est transmise à l'application que votre système associe aux numéros de téléphone — le composeur de votre mobile, FaceTime, Skype, Microsoft Teams, etc. Si aucune application n'est configurée, le clic ne fait rien.

history Naviguer dans les activités récentes Plus

La section Activités récentes affiche les derniers messages et conversations issus de la fiche du contact dans Odoo, pour que vous voyiez ce qui a été dit sans quitter Gmail.

Voir exactement quand une activité s'est produite

Chaque entrée affiche une date relative comme « il y a 5 jours ». Survolez la date pour voir le jour et l'heure exacts, formatés selon la langue de votre navigateur.

Aller directement à un message dans Odoo

Cliquez sur une entrée des Activités récentes pour ouvrir la fiche Odoo associée dans un nouvel onglet. Sur Odoo 18 et versions ultérieures, le clic va plus loin : Odoo défile jusqu'à ce message précis et le met en surbrillance. Sur Odoo 16 et 17, la fiche s'ouvre normalement — le clic vous évite la navigation, mais il faudra défiler pour trouver le message.

handshake Gestion des opportunités

Visualisation des opportunités

Quels enregistrements sont affichés :

• Opportunités liées au contact (par partner_id)
• Triées par date de création (plus récentes en premier)

Créer des prospects à partir d'emails

Convertissez une conversation email en opportunité Odoo en un clic :

1. Ouvrez l'email que vous souhaitez convertir en prospect
2. Consultez le contact dans la barre latérale
3. Faites défiler jusqu'à la section Opportunités
4. Cliquez sur le bouton "Créer"

Ce qui se passe automatiquement :

• Le prospect est créé avec le sujet de l'email comme nom
• Le contenu de l'email est ajouté en description
• Le contact de la barre latérale est lié
• Le prospect s'ouvre dans Odoo dans un nouvel onglet pour modification

task Tâches et tickets

Gestion des tâches

Prérequis : Module Odoo Project installé

Quels enregistrements sont affichés :

• Tâches liées au contact (par partner_id)
• Exclut les tâches terminées ou annulées
• Triées par date de création (plus récentes en premier)

Gestion des tickets Helpdesk

Prérequis : Module Odoo Helpdesk (Enterprise uniquement)

notifications Organisation des Notifications Plus

Organisez les emails de notification Odoo directement dans votre boîte de réception Gmail. L'extension identifie les emails de notification d'Odoo et ajoute des badges visuels pour voir instantanément à quel module ils appartiennent et si vous avez été mentionné.

Prérequis : Activer les Notifications par Email dans Odoo

Pour que cette fonctionnalité fonctionne, votre utilisateur Odoo doit être configuré pour recevoir les notifications par email (et non dans la boîte Odoo) :

1. Dans Odoo, allez dans votre Profil (menu en haut à droite > Mon Profil)
2. Dans Préférences, trouvez le paramètre "Notification"
3. Sélectionnez "Gérer par e-mails" (au lieu de "Gérer dans Odoo")

Configuration

1. Trouvez votre email de notification dans Odoo
   Vérifiez un email de notification Odoo récent dans Gmail et regardez l'adresse de l'expéditeur (ex : notifications@votreentreprise.com). Vous pouvez aussi demander à votre administrateur Odoo l'email de notification sortant.
2. Ouvrez les Paramètres de l'extension
   Dans la barre latérale Gmail, cliquez sur le bouton menu (trois points verticaux) et sélectionnez Paramètres.
3. Entrez l'email de notification
   Allez dans l'onglet Notifications et collez l'adresse email. L'extension commencera à identifier les emails de notification immédiatement.

Badges de Module

Des badges colorés apparaissent à côté des emails de notification dans votre boîte de réception, indiquant quel module Odoo a déclenché la notification :

• Opportunité (CRM) — badge violet
• Tâche (Projet) — badge bleu
• Ticket (Helpdesk) — badge orange
• Facture (Facturation) — badge vert
• Et plus : Achats, Mailing, Feuilles de temps, etc.

Badges de Mention

Quand quelqu'un vous mentionne dans un enregistrement Odoo (avec @ ou par nom), un badge spécial apparaît sur l'email de notification :

• Badge rouge "Mentionné": Vous avez une mention non lue — vous n'avez pas ouvert ce fil dans Gmail depuis la mention
• Badge gris "Mentionné": Vous avez déjà vu cette mention — vous avez ouvert le fil dans Gmail après avoir été mentionné

Accès Rapide

Un raccourci "Odoo Notifications" apparaît dans la barre latérale gauche de Gmail, sous vos libellés. Cliquez dessus pour filtrer instantanément votre boîte et n'afficher que les emails de notification Odoo.

Personnalisation

Chaque fonctionnalité de notification peut être activée/désactivée indépendamment dans Paramètres > Notifications :

• Badges de module — afficher/masquer les badges colorés par module
• Badges de mention — afficher/masquer les badges de détection de mentions
• Raccourci barre latérale — afficher/masquer le lien Odoo Notifications dans la barre latérale Gmail

business Multi-Company Support Plus

If your Odoo user has access to several companies, the extension lets you choose which one is active. The active company decides which records the sidebar shows you and which company every new lead, task, ticket or contact is created in.

Requirements

• PLUS plan
• An Odoo user with access to two or more companies (in Odoo: Settings > Users > Allowed Companies)

The Company Selector

When you have access to more than one company, a building icon appears in the sidebar header, next to the settings (⚙) button:

• Hover the icon to see the active company name ("Operating in {company}")
• Click the icon to open a dropdown listing every company you have access to
• Pick a company with the radio buttons. The dropdown closes and the sidebar refreshes with data from the new company
• If you have access to only one company, the icon is not shown

What the Active Company Affects

Once you pick a company, every operation in the sidebar is scoped to it:

• Records you see: Opportunities, tasks, tickets and partners listed in the sidebar are filtered to those visible in the active company
• Records you create: New leads, tasks, tickets and contacts created from the sidebar are assigned to the active company
• Auto-logged emails: Emails processed by auto-logging are posted in the company that owns the linked record (see the Auto-logging note below)

Cross-Company Contact Lookup

If you open an email from someone who isn't in the active company but exists somewhere else in your Odoo instance, the sidebar tells you and offers actions instead of leaving you with an empty state.

The contact exists in another company

The sidebar shows the contact found, the company it lives in, and two actions:

• Make visible to all companies: Removes the contact's company restriction so users in every company you have access to can see it. Asks for confirmation before saving
• Create new in this company: Creates a separate contact record in the active company, leaving the original untouched

Only the parent company exists in another company

The contact is missing, but a related company (matched by email domain) exists in another of your companies. Two actions:

• Share company across all companies: Makes the parent company visible to every company you have access to, then lets you create the contact under it
• Create company here: Creates an independent company record in the active company and the contact under it

Auto-logging Across Companies

When you activate auto-logging on a record, the extension remembers the company that record belongs to. New emails on that thread are always logged in the right company, even if you've switched the active company in the sidebar afterwards.

Behavior on the FREE Plan

If you have access to several companies on the FREE plan, the extension uses your default company in Odoo for every operation. The selector icon does not appear, and cross-company lookups are not offered. Upgrading to PLUS unlocks both.

Known Limits

• Not synced with the Odoo browser switcher: The extension uses your API key, while the Odoo company switcher uses cookies. The two are independent — switching companies in your Odoo tab does not change the active company in Gmail and vice versa.
• Default company changed in Odoo: If your administrator changes your default company in Odoo, the extension keeps using the previously cached value until you log out and log back in.
• One company at a time: The selector is single-select: the sidebar shows records from one company at a time. To see records from another company, switch to it.
• Access error after creating a record: When you create an opportunity, task, ticket or contact from the sidebar (or click "View in Odoo" on one), the extension opens the record in a new browser tab. Odoo loads it under whichever company is currently active in your Odoo browser session (the cookie session — see above). If that company differs from the one where the record was created, Odoo may show an access error. On the FREE plan, the extension always creates records in your default Odoo company — to see them, switch your Odoo browser tab to that same default. On the PLUS plan, keep the same company selected in both the sidebar selector and your Odoo browser tab. Odoo 18 and later automatically switch your active company when you open a record that belongs to another of your allowed companies, so this issue is mostly visible on Odoo 17 and earlier.

help Dépannage

L'extension n'apparaît pas dans Gmail

1. Vérifiez que l'extension est activée: Allez sur chrome://extensions/ et assurez-vous que le commutateur est sur ON
2. Actualisez Gmail: Appuyez sur Ctrl+Shift+R (Windows/Linux) ou Cmd+Shift+R (Mac)
3. Rechargez l'extension: Cliquez sur "Recharger" sur la carte de l'extension

Message "Contact non trouvé"

• Email non présent dans Odoo: Cliquez sur "Créer un contact" pour l'ajouter
• Différence d'orthographe de l'email: Mettez à jour l'email dans Odoo ou créez un nouveau contact

Erreur "Échec de l'authentification"

1. Vérifiez que votre clé API est correcte dans Odoo → Préférences → Sécurité du compte
2. Régénérez la clé API si nécessaire
3. Vérifiez que votre URL Odoo est correcte (incluant HTTPS)

Le popup de permissions n'apparaît pas (Odoo auto-hébergé)

Lors de la connexion à une instance Odoo auto-hébergée (URL personnalisée), Chrome nécessite des permissions supplémentaires. Si le popup de permissions n'apparaît pas :

1. Permission requise: Les URLs Odoo personnalisées (autres que *.odoo.com) nécessitent une permission Chrome supplémentaire pour communiquer avec votre serveur
2. D'autres extensions peuvent bloquer les popups: Les bloqueurs de publicités, extensions de confidentialité ou bloqueurs de popups peuvent empêcher l'affichage du dialogue de permissions Chrome
3. Solution: Désactivez temporairement les autres extensions (notamment les bloqueurs de publicités) et réessayez de vous connecter. Réactivez-les après avoir accordé la permission

quiz Questions fréquentes

Général

Abonnement

Confidentialité

support Obtenir de l'aide

Contacter le support

Si vous avez des questions ou des problèmes non couverts par ce guide :

• Email: odoointegrations.team@gmail.com
• Incluez votre version d'Odoo et la version de l'extension
• Décrivez le problème avec des captures d'écran si possible